Gaunamo dokumento registravimas yra dokumento gavimo organizacijoje fakto fiksavimas. Nesvarbu, ar tai popierinis, ar elektroninis dokumentas, jam reikia priskirti registracijos kodą ir pažymėjimą apie jo gavimą registracijos formose. Tai būtina norint kontroliuoti dokumentų vykdymą ir palengvinti reikiamos informacijos paiešką.
Būtinas
- - kompiuteris su interneto prieiga;
- - naršyklė.
Nurodymai
1 žingsnis
Norėdami užregistruoti gaunamą dokumentą, paleiskite programą „SB gaunami dokumentai“. Norėdami pridėti dokumentą, spustelėkite mygtuką „Pridėti“. Pasirinkite komandą „Naujas dokumentas“, priskirkite kortelei serijos numerį. Užpildykite lauką „Kieno vardu“. Pagal numatytuosius nustatymus tai yra organizacijos direktorius. Jei dokumento gavėjas skiriasi, spustelėkite mygtuką dešinėje lauko pusėje ir pridėkite kitą katalogo elementą, pavyzdžiui, direktoriaus pavaduotojas. Pasirinkite dokumento temą, pirmiausia įtraukite ją į katalogą. Spustelėkite juodą rodyklę, tuščioje eilutėje įveskite dokumento temą. Spustelėkite mygtuką „Uždaryti“, tada lauke pasirinkite įvestą temą.
2 žingsnis
Priskirkite dokumentui kodą, kad papildytumėte registracijos indeksą, tada nustatykite dokumento gavimo datą, jis turi būti dedamas ant gaunamo dokumento, tada priskirkite gaunamo dokumento numerį, jis taip pat turi būti pažymėtas pačiame dokumente. Tada perkelkite datą ir numerį iš gaunamo dokumento. Galima registruoti gaunamą dokumentą iš asmens, spustelėkite mygtuką „Asmuo“ir įveskite duomenis apie jį.
3 žingsnis
Užregistruokite gaunamą dokumentą užpildydami lauką „Nuo“. Spustelėkite juodą rodyklę ir pridėkite siuntėją į katalogą arba pasirinkite esamą šiame lauke. Tada užpildykite lauką „Trumpas aprašymas ir sprendimas“. Čia įveskite dokumento esmę, taip pat galvos skiriamąją gebą (ką reikia padaryti, per kokį laiką). Užpildykite lauką „Kam jis siunčiamas“, tai palengvins tolesnę dokumento vykdymo kontrolę. Užpildykite šią informaciją vadovo rezoliucijoje. Užpildykite lauką Kas pasirašė, pirmiausia įtraukdami pareigūną į atitinkamą katalogą. Atitinkamame lauke pasirinkite terminą. Tai leis programai priminti apie artėjantį dokumento įvykdymo terminą. Užpildykite dokumento terminą. Įkelkite dokumentą į sistemą spustelėdami mygtuką „Naršyti“. Norėdami užbaigti gaunamo dokumento registraciją, spustelėkite mygtuką „Išsaugoti“.
4 žingsnis
Norėdami užregistruoti gaunamą dokumentą, paleiskite alternatyvią programą. Elektroninio dokumentų valdymo programos reiškia panašią veiksmų seką registruojant gaunamus dokumentus. Naudokite tokias programas kaip „Biuro darbas“, „Eufratas“, „Verslas“.
