Būtinumas sukurti elektroninį archyvą įmonėje tampa vis aktualesnis. Ir tai neatsitiktinai, nes įdiegus naujas informacines technologijas ne tik užtikrinamas dokumentų saugumas ir patikimumas, bet ir sutrumpėja jų paieškos laikas, be to, prireikus keli darbuotojai gali vienu metu naudotis tais pačiais duomenimis.
Nurodymai
1 žingsnis
Elektroninių dokumentų archyvo kūrimas apima kelis etapus. Iš pradžių įsigykite ir įdiekite licencijuotą programinę įrangą įmonės kompiuterinėje įrangoje.
2 žingsnis
Paruoškite dokumentus, tai yra sutvarkykite, identifikuokite juos pagal esamą dokumentų apyvartos organizacijoje struktūrą. Visų pirma, šiame etape juos reikės užregistruoti, išrūšiuoti pagal galiojimo laiką ir iš neužsiūtų lakštų pašalinti kabes ir segtukus.
3 žingsnis
Kitas žingsnis yra dokumentų skaitmeninimas arba nuskaitymas. Tai atliekama naudojant techninę įrangą, kuri palaiko tiksliai šios organizacijos naudojamo dokumento tipą ir formatą. Šiame etape patikrinkite dokumentų reprodukcijos kokybę, jei reikia, nuskaitykite dar kartą.
4 žingsnis
Kitas yra dokumentų konvertavimo (konvertuojimo) į formatą, kuris atitinka jų saugojimo ir gamybos standartų koncepciją, etapas, o vėliau - indeksavimo etapas, t. Raktinių žodžių „priskyrimas“kiekvienam dokumentui, kad vėliau būtų galima ieškoti reikiamos informacijos arba sukurti viso teksto duomenų bazę.
5 žingsnis
Pasibaigus elektroninio archyvo kūrimo darbui, nustatykite nustatymus (prieigos teisė, teisė keisti dokumentus) ir apmokykite organizacijos darbuotojus.
