Bylų nomenklatūra yra sunumeruotas bylų pavadinimų, pateiktų organizacijoje, sąrašas. Pagal šį dokumentą atliekamas visas įmonės dokumentacijos darbas. Tai atspindi konkrečių dokumentų saugojimo laiką ir tai, kuris skyrius už kurį dokumentaciją yra atsakingas.
Būtinas
- - žinios apie biuro darbą;
- - tipiškas dokumentų sąrašas su saugojimo laikotarpiais.
Nurodymai
1 žingsnis
Priimkite sprendimą dėl nomenklatūros tobulinimo, tai turi būti padaryta naudojant organizacijos užsakymą. Joje nurodykite, kas, kuriam vadovaujant ir per kokį laikotarpį turėtų sukurti nomenklatūrą. Tada patikslinkite elemento taikymo sritį. Norėdami sukurti individualią nomenklatūrą, galite naudoti apytikslę, ją galima sudaryti organizacijų grupėms, kurios yra tos pačios sistemos dalis. Rengdami šį dokumentą atsižvelkite į savo organizacijos struktūrą.
2 žingsnis
Pasirinkite klasifikavimo schemą, pagal kurią bus kuriama nomenklatūra. Tai priklauso nuo įmonės struktūros. Jei jis yra pakankamai stabilus, tada pasirinkite nomenklatūros blokinę schemą. Jei jis dažnai keičiasi, pasirinkite funkcinės gamybos schemą. Pirmuoju atveju nomenklatūros skyriai atitiks įmonės struktūrinių padalinių pavadinimus. Jų vieta turėtų būti panaši į etatų lentelę. Antruoju atveju, rengdami įmonės reikalų nomenklatūrą, naudokitės organizacijos veiklos funkcijomis ar kryptimis kaip skyriais.
3 žingsnis
Suformuluokite bylų antraštes. Pavadinimas turėtų būti aiškus, glaustas ir atskleisti pagrindinę bylos dokumentų struktūrą ir turinį. Į jį taip pat įtraukite paaiškinant bylos turinį, informaciją apie dokumentų autentiškumą ir kopijas. Antraštėse nenaudokite įvadinių žodžių, sudėtingų frazių ir nespecifinių žodžių.
4 žingsnis
Sudarydami antraščių sąrašą naudokite šiuos ženklus: vardinis (dokumento tipas), autoriaus, korespondentas, chronologinis (sukūrimo laikas), dalykas-klausimas, geografinis.
5 žingsnis
Nustatykite atvejų saugojimo laikotarpius, tam naudokite standartinį valdymo dokumentų sąrašą. Užbaikite nomenklatūros dizainą, pats tekstas turėtų atrodyti kaip lentelė, ant pavadinimo puslapio uždėkite patvirtinimo antspaudą.
